Sitzung des Verwaltungs- und Finanzausschusses

1. Fragemöglichkeit für Einwohner

2. Beratung der Jahresrechnung mit Rechenschaftsbericht der Gemeinde Hilzingen für das Haushaltsjahr 2014

3. Beratung des Jahresabschlusses 2014 des Eigenbetriebs Wasserversorgung Hilzingen

4. Überprüfung von Steuern, Gebühren und Abgaben

5. Abschluss eines Vertrages für die Lieferung von Erdgas für die gemeindeeigenen Objekte

6. Abschluss eines Stromlieferungsvertrages für den Tiefbrunnen Bietingen

7. Ehemaliges Bahnhofsgebäude Hilzingen - Aufhebung des Sperrvermerks

8. Bekanntgaben der Verwaltung

9.  Fragemöglichkeit für Ausschussmitglieder

10.  Fragemöglichkeit für Einwohner

Anwesend:
Bürgermeister Rupert Metzler als Vorsitzender
Ausschussmitglieder Doris Buhl, Olaf Fuchs, Bernhard Hertrich, Barbara Kissmehl, Ulrike Maus, Ralf Oßwald, Dr. Sigmar Schnutenhaus
Gemeinderäte Andrea Baumann, Thomas Hägele
Ortsvorsteher Stefan Rill
Rechnungsamtsleiterin Elisabeth Stauder
Bauamtsleiter Günther Feucht
Verwaltungsangestellte Markus Eder, Markus Weber, Elvira Amma
Hauptamtsleiter Markus Wannenmacher als Schriftführer
 
Abwesend:
Ausschussmitglieder Fabian Jutt (Urlaub) und Dr. Dieter Renner (Urlaub), entschuldigt
 
Beginn:    19.00 Uhr    Presse:    0
Ende:    20.45 Uhr    Zuhörer:    1

Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Er stellt die form- und fristgerechte Einladung zur heutigen Sitzung sowie die Beschlussfähigkeit des Ausschusses fest. Einwendungen zur Tagesordnung werden von Seiten des Ausschusses nicht erhoben.

1. Fragemöglichkeit für Einwohner
Von der Fragemöglichkeit wird kein Gebrauch gemacht.

2. Beratung der Jahresrechnung mit Rechenschaftsbericht der Gemeinde Hilzingen für das Haushaltsjahr 2014
Die Jahresrechnung mit Rechenschaftsbericht der Gemeinde Hilzingen für das Haushaltsjahr 2014 wurde den Mitgliedern des Gemeinderates mit Schreiben vom 01.10.2015 zugestellt.
Sowohl vom Vorsitzenden als auch von Seiten der Verwaltung wird der vorgelegte Rechenschaftsbericht über das Haushaltsjahr 2014 in den wesentlichen Eckpunkten vorgestellt. Insbesondere wird vom Vorsitzenden erwähnt, dass der Rechenschaftsbericht eine sparsame Bewirtschaftung der verschiedenen Haushaltspositionen zeigt; sowohl im Bereich des sächlichen Betriebsaufwands als auch bei den Personalkosten wird eine vorausschauende Bewirtschaftung ersichtlich.
In Vorbereitung zur heutigen Beratung wurde aus der Mitte des Gremiums ein umfangreicher Fragenkatalog zur Jahresrechnung bzw. zu einzelnen Haushaltspositionen aufgelistet, die verwaltungsseitig in den allermeisten Punkten erschöpfend und zur Zufriedenheit beantwortet worden ist. Das Gremium verständigt sich in der heutigen Beratung darauf, noch einige Positionen des Rechenschaftsberichtes zu diskutieren und inhaltlich nochmals ausführlich zu erörtern.
Unter anderem werden aus der Mitte des Gemeinderates folgende Einzelpunkte in der heutigen Beratung diskutiert:
- Seite 75
Die Verwaltung wird dem Gemeinderat in einer der nächsten Sitzungen die Verwaltungskostenbeiträge in den vergangenen Jahren mitteilen, die von der Finanzverwaltung für die Eigenbetriebe Wasserversorgung und der Wärmeversorgung angefallen sind.
- Seite 87
Auf Grund personeller Engpässe im Rechnungsamt war es im Jahr 2014 nicht möglich, die Kostenersätze für die Einsätze der Freiwilligen Feuerwehr Hilzingen den Verursachern in Rechnung zu stellen. Diesbezüglich handelt es sich um insgesamt rund 15 Fälle, wobei in diesen Fällen keine Verjährung eingetreten ist.
- Seite 94  
Bei den Betreuungsaufwendungen im Bereich der Grund- und Werkrealschule Hilzingen/Gemeinschaftsschule wird nochmals erläutert, wie sich die Personalaufwendungen zusammensetzen. Die Verwaltung sagt auf Nachfragen aus dem Gremium zu, in einer der nächsten Sitzungen des Gemeinderates darüber zu informieren, wer die Betreuungsaufwendungen für den Bereich der Sekundarstufe I zu tragen hat und ob sich auf Grund der neuen Schulform eine Änderung eingestellt hat.
- Seite 92
Die Pelletheizung der Eduard-Presser-Grundschule Riedheim war im Jahr 2014 durch einen fehlerhaften Sensor falsch eingestellt, was mitunter zu erhöhten Aufwendungen geführt hat, weil externe Fachleute sich vor Ort mit der Heizung beschäftigen mussten. Aus der Mitte des Gemeinderates wird angeregt, den Service-Techniker, aufgrund des weiten Anfahrtsweges, eventuell zu wechseln, um diese Serviceleistung dann ortsnah (eventuell Firma Straub) einzukaufen. Verwaltungsseitig wird zugesagt, diesen Gedanken zu überprüfen und dem Gemeinderat über das Ergebnis wieder zu berichten.
- Seite 130
Die erhöhten Kosten sind bei dieser Bewirtschaftung durch die größere Maßnahme bei der Sportplatzunterhaltung, nämlich der zusätzlichen Einsaat auf Sportplätzen, notwendig gewesen. Leider wird die von der Gemeinde angeordnete Sperrung der Sportplätze bei den Sport treibenden Vereinen nicht in der Art und Weise akzeptiert, wie man es eigentlich wünschen würde, was unter anderem auch eine sehr intensive Beeinträchtigung der Sportplätze zur Folge gehabt hat.
So musste zum Beispiel auch im Jahr 2015 bereits Rollrasen ausgelegt werden, um Plätze überhaupt bespielbar zu halten.
Bei den Spielgeräten auf den Spielplätzen werden turnusmäßig die vorgeschriebenen Besichtigungen durch zertifizierte Unternehmen durchgeführt. Werden bei diesen Spielplatzbegehungen Mängel festgestellt, müssen diese Mängel in den allermeisten Fällen sofort behoben werden.
- Seite 136
Bei der Instandsetzung der Grillhütte in Weiterdingen hat der Bürgermeister entschieden, einzelne Maßnahmen ausführen zu lassen, obwohl sich diese nicht im Haushaltsansatz niedergeschlagen haben. So war zum Beispiel das Material der Tische und Bänke nicht mehr zu verwenden und musste komplett neu beschafft werden.
- Seite 143
Im Jahr 2014 wurde ein Teil der Straßenbeleuchtung Hilzingen durch einen Blitzeinschlag stark getroffen. Zum damaligen Zeitpunkt bestand noch keine Möglichkeit, beim Badischen Gemeindeversicherungsverband - dem Kommunalversicherer - eine sogenannte Blitzschutzversicherung abzuschließen. Nachdem diese Blitzschutzversicherung nunmehr möglich ist, soll verwaltungsseitig ein Angebot eingeholt und dem Gremium zur Entscheidung vorgelegt werden.
Hinsichtlich der LED-Beleuchtung wird verwaltungsseitig ausgeführt, dass noch nicht alle Straßenlampen in der Gesamtgemeinde mit LED ausgestattet sind. Allerdings wurde im Rahmen der damals vorhandenen Zuschussmöglichkeit die größtmögliche Zahl von alten Straßenlampen ausgewechselt (zum Beispiel im Ortsteil Schlatt am Randen).
- Seite 162
Die auf diesem Unterabschnitt verbuchten höheren Bewirtschaftungskosten sind größtenteils auf den eingetretenen verstärkten Schadensverlauf in den Hegau-Hallen zurückzuführen. Neben Vandalismus gab es zum Beispiel im Jahr 2014 auch einen größeren Brandschaden, der behoben werden musste. Ebenfalls hat sich in vielen Hallen die Praxis eingebürgert, die Türen der Notausgänge mit einem Gegenstand (zum Beispiel einem Stein) gegen das Ins-Schloss-Fallen zu sichern, um dadurch das Belüften zu verbessern oder aber auch sich außerhalb der normalen Öffnungsstunden Zugang zu verschaffen. Wird dann vergessen, diesen Stein beim Schließen der Türe zu entfernen, entstehen Schäden an der Türe, die behoben werden müssen.
Aus der Mitte des Gemeinderates wird darauf hingewiesen, diesen Aspekt nochmals deutlich in der am 9.11.2015 stattfindenden Vereinssitzung anzusprechen, was verwaltungsseitig zugesagt wird.
- Seite 182
Die Mehrkosten bei der Pflege der Homepage der Gemeinde Hilzingen sind unter anderem auf die Kosten bei der vom Gemeinderat gewünschten Einführung des Ratsinformationssystems zurückzuführen.
- Seite 212
Der ursprüngliche Ansatz der Hochbaumaßnahme in der Grundschule Duchtlingen wurde vom Gemeinderat von den zunächst geplanten 90.000 Euro auf 60.000 Euro reduziert. Obwohl die Ausschreibungsergebnisse sehr gut waren und vieles von Seiten der Verwaltung erledigt werden konnte, konnte die Maßnahme nur mit einer Überschreitung abgeschlossen werden. Die Baukosten in Höhe von 65.000 Euro sind aber doch noch eine deutliche Verbesserung zum ersten Planansatz.
- Seite 225
Die gestiegenen Kosten bei der Anlegung des Bouleplatzes sind zum einen durch die qualitativ bessere Ausstattung und den verstärkten Einsatz des Bauhofes entstanden. Die ursprünglich angedachte Unterstützung des Seniorenrates wurde aus speziellen Beweggründen heraus nicht in Anspruch genommen.
- Seite 138
Die Personalausgaben in der Bauverwaltung sind zum einen durch die rückwirkende Höhergruppierung eines Mitarbeiters (zum 01. Januar 2014) und zum anderen durch die 40 %-ige Beschäftigung von Frau Kristine Weizel (nach Ausbildungsende)  in der Bauverwaltung entstanden.
Nachgefragt aus der Mitte des Gemeinderates erläutert die Verwaltung einzelne Positionen des Sachbuchs für haushaltsfremde Vorgänge (SHV). Zum einen müssen im SHV die Jagdpachteinnahmen vereinnahmt werden. Zum anderen erfolgt aber auch die komplette finanzielle Abwicklung der Jagdgenossenschaftl Hilzingen über das SHV. Lediglich der Reinertrag aus der genossenschaftlichen Jagdverpachtung wird als Einnahme im Verwaltungshaushalt verbucht.
Diesbezüglich ergänzt die Verwaltung die aktuell geringe Anzahl der beantragten Auskehransprüche, die jeder genossenschaftliche Grundbesitzer bei der Jagdgenossenschaft Hilzingen stellen kann und das diesbezügliche Volumen mit 600 – 800 Euro pro Jahr.
Die große Anzahl von Hochzeiten, die in der Remise abgewickelt werden, werden - sobald ein Sekt-Empfang dazu gebucht wurde - von der 1. Vorsitzenden des Museumsvereins Hilzingen betreut. Hierfür erhält der Museumsverein Hilzingen einen Unkostenbeitrag, der zum Beispiel auch über das Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge erfolgen muss.
Als Ergebnis der längeren Beratung zum vorgelegten Rechenschaftsbericht mit Jahresrechnung der Gemeinde Hilzingen für das Haushaltsjahr 2014 nimmt das Gremium den auf der Grundlage der auf Seite 383 ausformulierten Beschlussvorschlag an und empfiehlt diesen per einstimmigem Votum dem Gemeinderat ebenfalls zur Annahme.

3. Beratung des Jahresabschlusses 2014 des Eigenbetriebs Wasserversorgung Hilzingen
Der Jahresabschluss 2014 des Eigenbetriebs Wasserversorgung Hilzingen wurde dem Gemeinderat mit Schreiben vom 01. Oktober 2015 zugestellt. Der vorgelegte Jahresabschluss 2014 wird von Seiten der Verwaltung dem Gremium in seinen Grundzügen erläutert bzw. auch auf einige wichtige Punkte, wie zum Beispiel das Jahresergebnis, die verkaufte Wassermenge, den Verbrauch pro Tag und Person, hingewiesen.
Aus der Mitte des Gremiums wird angeregt, den Nachweis über die getätigten Rückstellungen für die Urlaubsüberhänge und für die Überstunden in einem Betrag zusammenzulegen, da die Ausweisung der Überstunden mit rund 3.000 Euro bei einem Volumen von 3,6 Mio. Euro sicherlich nicht als wesentlich angesehen werden kann.
Als Ergebnis der Beratung zum vorgelegten Jahresabschlusses des Eigenbetriebes Wasserversorgung Hilzingen für das Haushaltsjahr 2014 nimmt das Gremium den auf der Grundlage des auf Seite 97 ausformulierten Beschlussvorschlages an und empfiehlt diesen per einstimmigem Votum dem Gemeinderat ebenfalls zur Annahme.

4. Überprüfung von Steuern, Gebühren und Abgaben
Der wesentliche Sachverhalt ergibt sich aus der den Gemeinderäten mit der Einladung zur heutigen Sitzung zugestellten umfangreichen Sitzungsvorlage des Rechnungsamtes vom 12. Oktober 2015, welche in den einzelnen Aspekten nochmals verwaltungsseitig erörtert wird.
Zur Vereinfachung der Protokollführung werden lediglich die Teilbereiche, bei denen Beschlüsse gefasst oder Änderungen vollzogen werden, aufgenommen.
Entgelt für die Schulferienbetreuung
Auf Vorschlag der Verwaltung beschließt der Verwaltungs- und Finanzausschuss ohne Gegenstimme die Erhöhung des Entgelts von derzeit 34 Euro pro Woche auf zukünftig 40 Euro pro Woche. Als Zielgröße für den Elternbeitrag in den nächsten Zeitraum werden 50 Euro / Woche vorgesehen.
Hallenbenutzung
Im Gremium wird angemerkt, dass es sehr sinnvoll wäre, die Hallenbenutzungsgebühren sukzessive leicht zu erhöhen, um nach einigen Jahren einen größeren Sprung zu vermeiden. Die letzte moderate Erhöhung der Hallenbenutzungsgebühren wurde am 01.01.2014 vollzogen. Nachdem die letzte Erhöhung doch relativ lange zurückliegt, erhält die Verwaltung den Auftrag, eine leichte, moderate Anpassung der Hallenbenutzungsgebühren - unter Umständen auch gestaffelt nach gewerblicher und nicht-gewerblicher Nutzung – vorzubereiten und in einer der nächsten Sitzungen wieder zur Beschlussfassung vorzulegen.
Miete für Wohnungen und Geschäftsgrundstücke
Die Verwaltung erhält als Ergebnis der Beratung den Auftrag, detaillierte Informationen zur Mietwohnung in der Hauptstraße 59 zusammenzustellen und dem Gremium wieder vorzulegen. Verwaltungsseitig wird allerdings deutlich darauf hingewiesen, dass die beiden Arztpraxen in dem Objekt sogenannte Indexmietverträge haben, bei denen unter bestimmten Voraussetzungen eine Mieterhöhung erfolgt.
Marktgebühren
Auf Vorschlag aus der Mitte des Gremiums beschließt der Verwaltungs- und Finanzausschuss bei einer Enthaltung die Ermäßigungstatbestände der Gemeinde Gottmadingen in den Regelungskatalog der Gemeinde Hilzingen aufzunehmen.

5. Abschluss eines Vertrages für die Lieferung von Erdgas für die gemeindeeigenen Objekte
Der wesentliche Sachverhalt ergibt sich aus der den Gemeinderäten mit der Einladung zur heutigen Sitzung zugestellten Vorlage des Rechnungsamtes vom 22. Oktober 2015, die um die Zusammenstellung der Gaslieferungsangebote der Energieversorger Thüga, Stadtwerke Radolfzell und Stadtwerke Engen ergänzt wird.
Es entwickelt sich im Gremium eine kurze Beratung darüber, dass die Angebote der drei regionalen Anbieter nicht aussagekräftig und marktgerecht genug sind, um in der heutigen Sitzung eine Entscheidung treffen zu können. Vor allem erscheint das von Seiten der Verwaltung eingebrachte Argument, dass verschiedene regionale Versorger im Rahmen verschiedener Sponsoring-Maßnahmen die Verbundenheit zum jeweiligen Auftragnehmer unterstreichen, vor dem Blickwinkel sogenannter Compliance-Regeln, im Gremium nicht unbedingt als positives Argument.
Aufbauend auf eigenen Recherchen eines Gremiumsmitglieds und als Ergebnis der Beratung erhält die Verwaltung bei einer Enthaltung den Auftrag, weitere Angebote einzuholen. Dieser Anbietervergleich soll sich nicht nur auf regionale Versorger beschränken. Eine erneute Vorlage im Gemeinderat soll in einer der nächsten Sitzungen des Gemeinderates erfolgen.

6. Abschluss eines Stromlieferungsvertrages für den Tiefbrunnen Bietingen
Der wesentliche Sachverhalt ergibt sich aus der den Gemeinderäten mit der Einladung zur heutigen Sitzung zugestellten Vorlage des Rechnungsamtes vom 22. Oktober 2015, die in den wesentlichen Grundzügen nochmals vorgestellt wird. Nach aktuellem Erkenntnisstand ist es nunmehr auch möglich, zum 01. Januar 2016 ein zweites Angebot für die Versorgung des Tiefbrunnens Bietingen mit Strom zu erhalten. Die Ausgangslage, die in der Sitzungsvorlage noch dargestellt worden ist, trifft somit nicht mehr zu.
Als Ergebnis der kurzen Beratung zu diesem Thema beschließt das Gremium, ebenfalls bei einer Enthaltung einstimmig, für den Abschluss eines Stromlieferungsvertrages für den Tiefbrunnen Bietingen weitere Angebote einzuholen, um auch hier ein marktgängiges kostengünstiges Angebot zu erhalten.

7. Ehemaliges Bahnhofsgebäude Hilzingen - Aufhebung des Sperrvermerks
Im Haushaltsplan 2015 sind für die Sanierung des Bahnhofsgebäudes Hilzingen Mittel in Höhe von 7.000,-- € mit einem Sperrvermerk belegt. Dieser Sperrvermerk kann nur vom Verwaltungs- und Finanzausschuss aufgehoben werden. Mit Blick auf die zukünftige Nutzung des ehemaligen Bahnhofsgebäudes Hilzingen wird verwaltungsseitig ausgeführt, dass nach Freiwerden dieses Mietobjektes nunmehr die Räumlichkeiten für die Flüchtlingsunterbringung zur Verfügung gestellt werden können. Mit Blick auf die auszuführenden Arbeiten wird verwaltungsseitig erläutert, dass derzeitig lediglich daran gedacht ist, bestandserhaltende Maßnahmen durchzuführen und alles, was darüber hinausgeht, zunächst einmal nicht zu vollziehen.
Aus der Mitte des Gremiums wird erneut in die Beratung eingebracht, ob es dort nicht auch Sinn machen würde, über das Areal ein Gesamtkonzept zu legen. Unter einem Gesamtkonzept könnte neben der geplanten Nutzung zur Flüchtlingsunterbringung auch die weitere Verwendung der Räumlichkeiten des Narrenvereins und die Heimat des Narrenvereins Pfiffikus beleuchtet werden.
Nach Einschätzung des Vorsitzenden kann in der Wohnung – auf Grund der kleineren Räume – eine Familie mit 6 – 8 Personen untergebracht werden, sofern die notwendigste Sanierung ausgeführt worden ist.
Aus der Mitte des Gremiums wird darauf hingewiesen, dass die Gemeinde in den letzten Jahren immer versucht hat, sich von eigenen Liegenschaften zu trennen, so dass auch das ehemalige Bahnhofsgebäude zur Disposition gestellt werden muss. Auch unter dem Aspekt, dass im Zuge der Ortskernsanierung weitere Vereinsräume entstehen werden, die unter anderem dann auch dem Narrenverein Pfiffikus als neue Heimat dienen könnten.
In der Beratung kristallisiert sich jedoch die Tendenz heraus, das Minimalste, was erforderlich ist, um die Bausubstanz zu erhalten – ca. 3.000 Euro – jetzt auszuführen und den Sperrvermerk in dieser Höhe aufzuheben, allerdings unter der Prämisse, dass zukünftig für das gesamte Areal ein sogenanntes Gesamtkonzept erstellt werden muss, wobei deutlich darauf hingewiesen wird, dass ein sehr sensibles Vorgehen mit dem Narrenverein Pfiffikus erforderlich ist, um eventuell vorhandene Umzugsüberlegungen mit den Vereinsverantwortlichen möglichst frühzeitig zu diskutieren.
Als Ergebnis der Beratung beschließt der Gemeinderat bei einer Enthaltung einstimmig, den Sperrvermerk für die Minimalsanierung des Außenputzes zur eigentlichen Bestandserhaltung aufzuheben und die restlichen Maßnahmen in den Haushaltsplan 2016 aufzunehmen. Eindringlich wird jedoch auch für dieses Areal ein Gesamtkonzept von Seiten der Verwaltung erwartet, was in einer der nächsten Sitzungen des Gemeinderates dann auch zur Disposition gestellt werden soll.
Der Vorsitzende ergänzt diesbezüglich, dass für den Vollzug dieser Maßnahme - sofern dies überhaupt noch vor Wintereinbruch möglich ist – noch weitere Angebote einzuholen sind.

8. Bekanntgaben der Verwaltung - Terminverschiebungen
Der Vorsitzende verweist auf folgende terminliche Veränderungen:
- Der Sanierungsausschuss, der für 24. November 2015 geplant war, wird ersatzlos gestrichen (= Ergebnis Klausurtagung).
- Die Haushaltsplanberatung, die ursprünglich für den 1. Dezember 2015, 18.00 Uhr, vorgesehen war, wird um zwei Wochen auf den 15. Dezember 2015, ebenfalls 18.00 Uhr, verschoben.
- Ebenfalls soll mit dem Planungsbüro "faktor grün" abgestimmt werden, ob die Sitzung des Gemeinderates bzw. des Sanierungsausschusses am 19.01.2016 überhaupt Sinn macht.
Mit Blick auf den vollen Terminkalender im Dezember 2015 wird die Verwaltung die Terminveränderungen den Gremiumsmitgliedern per E-Mail zur Verfügung stellen.

9. Fragemöglichkeit für Ausschussmitglieder
Von der Fragemöglichkeit wird kein Gebrauch gemacht.

10. Fragemöglichkeit für Einwohner
Von der Fragemöglichkeit wird kein Gebrauch gemacht.

Vorgelegt am 1. Dezember 2015

gez. Rupert Metzler (Bürgermeister)
gez. Markus Wannenmacher (Schriftführer)
gez. Bernhard Hertrich (Ausschussmitglied)
gez. Dr. Sigmar Schnutenhaus (Ausschussmitglied)